1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Cafe Balu Paweł Mioduszewski, Fabryczna 18, 62-300 Września, Polska, NIP PL7891687047, REGON 301958859 (dalej „Administrator”, „my”). Kontakt w sprawach ochrony danych: privacy@artilio.com.
2. Jakie dane przetwarzamy
Dane konta (imię/nazwa, e-mail, hasło zahaszowane, identyfikatory Google/Facebook); dane profilowe i firmowe (nazwa firmy, NIP, adres, telefon, logo, branding); dane rozliczeniowe (plan, historia subskrypcji/płatności, dane do faktur — dane karty przetwarza wyłącznie dostawca płatności); treści galerii (zdjęcia, pliki, metadane EXIF, nazwy galerii/folderów, ustawienia udostępniania); dane klientów końcowych fotografa (patrz §9); dane techniczne i o aktywności (logi, IP, urządzenie/przeglądarka, cookies, interakcje); dane odwiedzających galerie (IP, przybliżona lokalizacja, urządzenie/przeglądarka).
3. Cele i podstawy prawne (RODO)
Świadczenie usługi i konto — art. 6 ust. 1 lit. b; płatności/subskrypcje/faktury — lit. b + lit. c; bezpieczeństwo, analityka, roszczenia — lit. f; marketing, newsletter, cookies analityczne/marketingowe — lit. a (zgoda, odwoływalna); funkcje AI w galeriach (wyszukiwanie po treści, automatyczne tagowanie, sugestie okładki/jakości) oraz ich ulepszanie, w tym trenowanie naszych niebiometrycznych modeli na zdjęciach — lit. f (prawnie uzasadniony interes; z prawem sprzeciwu/rezygnacji — patrz §7); księgowość/podatki — lit. c.
4. Odbiorcy danych (kategorie podmiotów przetwarzających)
Korzystamy z następujących kategorii podmiotów przetwarzających, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi:
- Dostawca AI do analizy obrazów (przetwarzanie w UE) — embeddingi zdjęć dla wyszukiwania po treści.
- Dostawca asystenta AI (USA) — wbudowany asystent; otrzymuje wyłącznie tekst + metadane galerii/zdjęć, nigdy same zdjęcia (SCC/DPF).
- Dostawcy hostingu, przechowywania plików i bazy danych w UE — hosting aplikacji, przechowywanie/dostarczanie plików galerii (jurysdykcja UE, szyfrowanie w spoczynku), baza danych (UE — Frankfurt).
- Dostawca płatności — płatności i fakturowanie.
- Dostawca poczty transakcyjnej (UE) — wiadomości transakcyjne.
Nie sprzedajemy danych osobowych. Pełną, imienną listę podprzetwarzających udostępniamy Klientom (fotografom) w panelu / na żądanie, zgodnie z Umową Powierzenia.
5. Przekazywanie poza EOG
Większość przetwarzania odbywa się w UE (pliki galerii, baza danych, embeddingi obrazów, e-mail). Zdjęcia nie opuszczają UE. Poza EOG przekazujemy wyłącznie tekst + metadane do dostawcy asystenta AI (USA) oraz dane płatnicze do dostawcy płatności. Zabezpieczenia: standardowe klauzule umowne (SCC) i/lub Data Privacy Framework.
6. Okres przechowywania
Dane konta — przez czas posiadania konta + do 30 dni po usunięciu; dane rozliczeniowe/faktury — 5 lat od końca roku podatkowego; treści galerii — do usunięcia przez użytkownika lub, po zakończeniu subskrypcji, 14 dni, po czym są planowane do usunięcia; logi techniczne — do 12 miesięcy.
7. Przetwarzanie zdjęć przez AI
- Funkcje AI w galeriach: używamy AI do wyszukiwania po treści, automatycznego tagowania i rozpoznawania tematyki oraz sugestii „najlepszej okładki” i jakości — obliczanych na podstawie embeddingów zdjęć oraz metadanych EXIF. Embeddingi powstają u dostawcy AI, którego infrastruktura i przetwarzanie znajdują się wyłącznie w UE.
- Ulepszanie funkcji (badania, rozwój i trenowanie modeli): aby badać, rozwijać i ulepszać te niebiometryczne funkcje, trenujemy i eksperymentujemy z naszymi modelami na rzeczywistych zdjęciach (np. do oceny estetyki i jakości). Nie budujemy z nich modeli fundamentalnych (foundation models), nie udostępniamy zdjęć stronom trzecim do ich treningu i nie wykorzystujemy ich do identyfikacji osób. Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f).
- Twoja kontrola (rezygnacja): funkcje AI oraz ulepszanie modeli możesz wyłączyć w każdej chwili w ustawieniach konta (Ustawienia → Funkcje AI), z osobnymi nadpisaniami dla galerii i dla klienta. Wyłączenie wstrzymuje też wykorzystanie tych zdjęć do przyszłych badań i rozwoju modeli oraz usuwa pochodne dane AI tam, gdzie to możliwe.
- Zdjęcia nie opuszczają UE.
- Asystent AI (w aplikacji): przetwarza wyłącznie tekst zapytań oraz metadane galerii/zdjęć — nie same zdjęcia — przez dostawcę asystenta AI w USA, wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi.
- Powyższe nie obejmuje identyfikacji biometrycznej ani rozpoznawania twarzy (patrz §8).
8. Dane biometryczne / grupowanie twarzy
Artilio oferuje opcjonalną funkcję grupowania twarzy, która grupuje zdjęcia tej samej osoby w obrębie pojedynczej galerii, aby ułatwić fotografowi organizację i selekcję. Funkcja jest domyślnie wyłączona i musi zostać świadomie włączona przez fotografa dla danej galerii lub konta.
Grupowanie twarzy wykorzystuje wektory (embeddingi) geometrii twarzy, które stanowią dane biometryczne w rozumieniu art. 9 RODO. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie w UE na dedykowanej infrastrukturze.
Podstawa prawna i podział ról: to fotograf udostępniający galerię decyduje o włączeniu tej funkcji i jest administratorem odpowiedzialnym za uzyskanie od osób widocznych na zdjęciach wyraźnej, dobrowolnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) przed włączeniem funkcji, co potwierdza w aplikacji stosownym oświadczeniem. Pełnimy rolę podmiotu przetwarzającego: uruchamiamy grupowanie twarzy wyłącznie na udokumentowane polecenie fotografa i w oparciu o jego oświadczenie o zgodzie, zgodnie z Umową Powierzenia.
Wektory twarzy są przypisane wyłącznie do danej galerii i nigdy nie są wykorzystywane w innych galeriach ani kontach, nie są automatycznie łączone z imieniem i nazwiskiem ani inną tożsamością. Dane te są usuwane po wyłączeniu funkcji, cofnięciu zgody przez osobę, której dane dotyczą, lub usunięciu galerii.
9. Rola Fotografa jako administratora
Gdy fotograf udostępnia galerię klientom, fotograf jest odrębnym administratorem ich danych; pełnimy rolę podmiotu przetwarzającego na podstawie Umowy Powierzenia (w panelu / na żądanie).
10. Twoje prawa
Dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw, cofnięcie zgody — privacy@artilio.com. Na żądanie podamy konkretną tożsamość odbiorców Twoich danych. Prawo skargi do Prezesa UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
11. Cookies
Niezbędne (w tym podstawowe preferencje, np. język), analityczne i marketingowe (za zgodą — baner cookies). Szczegóły i ustawienia: Polityka Cookies.
12. Bezpieczeństwo
SSL/TLS, hashowanie haseł, kontrola dostępu, kopie zapasowe, szyfrowanie danych w spoczynku.
13. Zmiany polityki
O istotnych zmianach poinformujemy e-mailem lub w aplikacji.
14. Kontakt
Cafe Balu Paweł Mioduszewski, Fabryczna 18, 62-300 Września, Polska. E-mail: privacy@artilio.com.